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6 solutions pour soulager l’officine

Gagner du temps en officine

Tests, vaccinations, nouvelles missions au cœur du système de santé, les pharmaciens sont de plus en plus sollicités. Au-delà de la multiplicité des tâches, avec tous ces sujets auxquels ils doivent penser en permanence, ils ont vu s’accroître, au fil des jours, leur charge mentale.

Comme le résume l’un de nos clients pharmaciens : « Les missions de santé liées à la COVID sont de réelles vagues de tsunami sur notre activité et nous avons du mal à penser à tout ce qu’il y a à faire ».

Certaines officines sont tellement en tension permanente, qu’elles en arrivent à oublier de faire leur télétransmission de tiers-payant.

Alors, comment soulager les équipes pour qu’elles puissent se consacrer davantage à leur patientèle ? Comment diminuer cette charge mentale et retrouver de la sérénité ?

Embaucher pourrait-être une solution mais trouver des candidats peut s’avérer compliqué.

Pour remédier à cette situation, Caduciel propose 6 solutions simples à mettre en œuvre, permettant de gagner ce temps aujourd’hui si précieux.

1. Simplifiez votre gestion des tests antigéniques

Les tests antigéniques sont au-devant de l’actualité aujourd’hui. Si nous ne pouvons encore proposer des tests automatiques, nous pouvons aider à réduire le temps consacré à la gestion.

Le LGO LEO propose une fonctionnalité d’accélération de la gestion de ces tests avec :

  • un parcours de saisie automatisé, avec un maximum d’informations pré-remplies
  • en fonction des résultats, LEO propose soit les autotests soit le contact tracing et les masques
  • la transmission au SI-DEP, avec la gestion de la file d’attente, pour prendre en compte la saturation du site

Mesurée chez des pharmaciens, cette fonctionnalité réduit très efficacement le temps de gestion.

 2. Réduisez le temps passé au téléphone

Caduciel propose une solution permettant de traiter de manière intelligente les appels reçus à la pharmacie. Basée sur de l’intelligence artificielle, la solution permet de répondre avec une voix naturelle aux questions courantes des patients, horaires d’ouverture, vaccination, tests…

Elle permet également d’étendre 24h/24h l’accueil téléphonique de la pharmacie et d’améliorer le service aux patients.

Testée sur des pharmacies pilotes, la solution absorbe efficacement 30% des appels reçus. Gain de temps mais aussi confort de travail pour l’équipe qui n’est plus interrompue sans cesse pour répondre aux appels.

 3. Accédez à distance à votre LGO

Que ce soit de son domicile, d’un barnum ou d’une salle de vaccination, pouvoir accéder à distance au LGO fait également gagner du temps et du confort, en évitant les ressaisies et en permettant de terminer des tâches administratives chez soi plutôt qu’à l’officine.

Caduciel propose à la location une offre clé en main de télétravail, avec un portable, une licence LEO et bureautique, permettant de se connecter de n’importe quel lieu disposant d’un accès internet. Si le pharmacien possède déjà un portable suffisamment puissant, nous pouvons également le configurer.

4. Automatisez vos tâches administratives répétitives

Quand nous observons le quotidien d’un pharmacien, nous constatons qu’il réalise de nombreuses tâches administratives qui pourraient tout à fait être automatisées.

Caduciel propose un outil automatisant plusieurs de ces tâches : appel de fonds quotidien, fin d’exercice, gestion des registres d’ordonnanciers produits liste I et II et stupéfiants, arrêté de caisse mensuel, rappel sur les factures à traiter… Et la liste s’enrichit chaque semaine.

Une fois planifiées, ces tâches s’exécuteront automatiquement.

Les officines avec lesquelles la solution a été développée, ont évalué le gain de 5 à 10 heures par mois.

 5. Automatisez le passage des commandes

Combien de temps un pharmacien consacre chaque jour à gérer ses commandes ? Avec LEO, il est tout à fait possible de s’épargner de cette gestion en l’automatisant.

Selon la consommation de l’officine d’une gamme ou d’un produit, l’automatisation peut adapter les commandes journalières.

Pour optimiser cette gestion, nous proposons un accompagnement personnalisé qui permet de parfaire le paramétrage de cet automatisme afin qu’il simplifie le quotidien, diminue les manquants sans surcharger le stock.

6. Proposer des vidéos pédagogiques destinées aux patients

Chaque jour, un pharmacien prend le temps d’expliquer comment prendre ou conserver un médicament, ou pour répondre aux questions sur ce qu’est un générique, le tiers-payant. Prendre ce temps est parfois difficile en fonction de l’affluence en officine.

WatchYourQuestions, de notre partenaire CAREANIMATIONS, est un portail personnalisé, proposant des mini-vidéos à destination du patient qui répondent simplement à ces questions. L’équipe officinale gagne un temps précieux au comptoir tout en améliorant le service apporté à la patientèle.

Vous pouvez ainsi donner des informations succinctes au comptoir, puis inviter le patient à regarder la vidéo au calme à la maison. En cas de difficulté de compréhension du patient (non francophone, seniors, déficient visuel ou auditif), lui montrer directement la vidéo.

Les études montrent qu’en moyenne, la solution génère un gain de 50 heures par an. Elle favorise aussi une meilleure observance et fidélise la patientèle.

Pour plus d’information : www.careanimations.fr.

Conclusion

Pensées avec et pour les pharmaciens, ces solutions contribuent à réduire la charge au sein de l’officine. Tous les pharmaciens qui utilisent ces solutions ont constaté un gain de temps et de tranquillité, quelle que soit la taille de l’officine. Elles sont simples d’utilisation et peuvent être mises en place rapidement, avec un minimum d’accompagnement.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous contacter dès maintenant.

Fidèle à sa mission de rendre service aux pharmaciens, Caduciel continue tous les jours à améliorer ses solutions, mais aussi à en trouver de nouvelles.

A cette fin, nous organisons régulièrement des ateliers de réflexion avec les pharmaciens. Ouverts à tous, ils permettent d’échanger sur les initiatives et idées qui améliorent le quotidien de l’officine.

Pour y participer, rien de plus simple… contactez-nous au 03 81 56 89 11 ou cliquez directement ICI


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